In sommige gemeentes is er inmiddels een standaardroutine ontwikkeld om met actieve dorpelingen om te gaan die initiatieven bedenken. In andere gemeentes is daar nog geen vaste route voor. Het maakt natuurlijk uit wat de reikwijdte van zo’n dorpsproject en de vraag van dorpsbewoners is: als het alleen om subsidie of een vergunning gaat, kunnen de initiatiefnemers het rechtstreeks met een gemeentelijk medewerker oplossen. In andere gevallen is het in ieder goed om er een dorpencoördinator of gebiedsregisseur bij te betrekken.
Als het om een iets groter of complexer initiatief gaat, organiseer dan – na de vorige stappen te hebben doorlopen – een integraal startoverleg tussen inwoners en de ambtenaren uit verschillende beleidsvelden, zodat deze laatste met de dorpsbewoners mee kunnen denken en de juiste vragen kunnen stellen. Deze vragen moeten zoveel mogelijk vanuit een open en onderzoekende houding worden gesteld.
Centrale persoon in dit overleg is uiteraard de dorpencoördinator of gebiedsregisseur. Die vormt immers de schakel tussen dorpsbewoners en het gemeentelijke (en zelfs provinciaal) apparaat en kan zo’n vergadering vanuit eerder opgedane kennis en ervaring organiseren.
Maak duidelijk wat er van dit overleg kan worden verwacht en wat de rol van eenieder zou moeten zien. Onduidelijkheid op dit gebied kan veel onnodige ergernis en vertraging opleveren.
