Kunnen we ons projectplan gebruiken voor de publiekscommunicatie?
Vaak heb je al een projectplan liggen dat je maakte om je partners – de gemeente, instellingen, bedrijven – over de streep te halen. Maar dat projectplan is in deze vorm en deze fase niet altijd geschikt om te gebruiken om te communiceren. Dat papieren plan had namelijk een heel ander doel. Nu je van start gaat hoef je geen ambtenaren, wethouders, directeuren meer te overtuigen, maar ga je je dorps- en streekgenoten, je sponsoren vertellen wat er wanneer gaat gebeuren en waarom dit alles plaats vindt.
Soms kan dit in een paar zinnen (wat, wanneer, waarom, hoe, wie), soms heb je daar wat meer ruimte voor nodig. Bijvoorbeeld omdat de aanleg van de Dorpsmoestuin in Mentum toch wel behoorlijk veel voeten in de aarde blijkt te hebben. Er wordt een stuk akkerland omgeploegd en opnieuw ingericht als kleinschalige dorpsmoestuin. Nadelen zijn er ook: een weggetje krijgt tijdelijk wat meer landbouwverkeer te verduren, de omwonenden van dit gebied zullen te maken krijgen met een permanent ander uitzicht en ook de wandelaars en fietsers in dit gebied zullen tijdelijk overlast ondervinden en daarna een andere sfeer aantreffen: minder vrij uitzicht, meer mensen.
Je hebt dus verschillende doelgroepen, die je allemaal op een andere manier zou moeten aanspreken. De directe omwonenden heb je natuurlijk al in een eerder stadium gesproken en op de hoogte gebracht. Nu moet je ze gaan vertellen dat de besproken werkzaamheden inderdaad gaan plaatsvinden – je weet zelfs de data – en dat de situatie rond hun huis definitief gaat veranderen. Denk daar niet te licht over. Voor een omwonende kan een nieuw project – zelfs eenvoudige dorpsmoestuin – een inbreuk zijn op zijn of haar gevoel van veiligheid, geborgenheid en schoonheid. Immers: wat door jou als een heel positief project wordt gezien, kan voor anderen een veel negatievere lading hebben. Je kunt dus in dit geval niet volstaan met een kort briefje waarop staat dat het project gaat beginnen. Misschien kun je wel veel beter een bezoekje af leggen, want zo kunnen allerlei vragen ook beantwoord worden.
Voor de andere dorpsgenoten hoef je minder in te gaan op de precieze werkzaamheden en de verstoring van het uitzicht, maar meer op de voordelen van de moestuin (‘verkoop van verse onbespoten groenten via de dorpswinkel’), de start en het einde van de werkzaamheden en de eventuele inschrijvingsprocedure voor een plotje land. Vergeet ook niet het bord bij de weg! Nogmaals: niet iedereen leest of onthoudt de dorpskrant of de Facebookpagina van de dorpsvereniging.
Het communicatieplan behoeft veel zorg, want vaak is communicatie de achilleshiel van dorpsprojecten – daar worden in de dorpskroegen nog heel wat interessante verhalen over verteld. Een project kan nog zo goed uitgevoerd worden, als omwonenden, dorpsbewoners, streekgenoten of bezoekers niet begrijpen wat er gebeurt en waarom, verlies je – vaak onnodig – sympathie en ondersteuning.
Bijvoorbeeld in:
Volgens de regels liggen de dorpen in het oude cultuurlandschap Middag-Humsterland buiten het officiële bevingsgebied. Toch scheuren ook hier de wanden van diverse panden. Zou ook hier de gaswinning de oorzaak kunnen zijn, of zijn er andere bodemproblemen? En mag er wel in dit gebied ‘gefrackt’ worden, zoals de NAM en het ministerie van EZ van plan waren? Daarom werd in 2018 de actie- en klankbordgroep ‘Onze klei’ opgericht om de bevolking van Middag-Humsterland te mobiliseren, klachten te inventariseren en – betaald – onderzoek te laten doen naar scheurvorming, bodemdaling en de gevolgen van fracking en gaswinning.
Daarnaast wilde de groep een lobby voeren richting gemeente, provincie en rijk om de problemen van dit gebied serieus te nemen en te onderzoeken. Een van de eerste initiatieven van de actiegroep was het maken van een website en het publiceren van posters. Diverse bijeenkomsten, informatiemarkten en protestmeetings werden georganiseerd en spandoeken werden op diverse plekken opgehangen. Ook werd een crowdfundingsactie gestart om een advocaat te kunnen betalen die gefundeerd naar de Raad van State kan gaan om het fracken te verbieden. Zonder goede communicatie was dit niet mogelijk geweest.
Digitaal bewonerstool: Platform Fokus
Natuurlijk kom je elkaar op straat tegen, of heb je je vergaderingen in het dorpshuis, maar meer en meer communicatie tussen dorpsbewoners gaat tegenwoordig digitaal. Soms gebeurt dit in de vorm van een mail- of whatsapp-groep, een Facebookpagina of een Twitteraccount. Wil je meer en betere communicatiemogelijkheden dan kun je denken een digitaal bewonersplatform als Platform Fokus.
Binnen dit bewonersplatform kun je niet alleen groepen en individuen met elkaar laten communiceren, maar kun je ook gegevens als dossiers, rapporten en correspondentie veilig opslaan. Ook kun je ermee plannen, overleggen en kennis uitwisselen. Groepen kunnen hun eigen nieuwspagina onderhouden, groepsberichten versturen, evenals persoonlijke berichten, polls houden en een groepschat houden voor kort overleg.
Platform Fokus heeft bovendien al accounts met instanties als de NCG, VIAA, de Gemeente Midden-Groningen en anderen. Zo kan het dorpsbewonersplatform direct contact maken met deze instanties. Ook kun je als bedrijf jezelf in je woonplaats op de kaart zetten en contact met bewoners maken. Het platform wordt inmiddels ook gebruikt om bevingsgedupeerden in staat te stellen om hun eigen schade-dossier bij te houden. Indien nodig kunnen documenten eenvoudig worden gedeeld met andere leden, of bijvoorbeeld een aannemer, gemeente of een instantie.
Binnen Platform Fokus houdt de bewoner te allen tijde regie over de eigen gegevens. Je bepaalt zelf wanneer en met wie je gegevens deelt. Voor meer informatie zie deze link.