Wanneer kan ons project echt van start gaan?

De taken zijn verdeeld, de projectleider weet precies wat er verlangd wordt, het communicatieplan ligt gereed en wordt al gedeeltelijk uitgevoerd. Nu kun je van start. Maar wanneer is dat ‘nu’? Is dat als je er zelf klaar voor bent? Als de vergunningen binnen zijn? Als de eerste subsidie is toegezegd?

Als de financiën een grote rol spelen, moet je dan wachten tot 50, 80 of misschien zelfs 100 procent van de toegezegde financiën op de bankrekening van je stichting, vereniging of coöperatie staat?

Leidend is en blijft je projectplan Als je samenwerkt met verschillende partners – gemeente, instellingen, banken – weet je meestal precies wanneer je aan de slag kunt. Je zult je partners moeten inlichten. Bij twijfel moet je er zelfs een expliciete vraag van maken: kunnen we wat jullie betreft van start? Laat desnoods handtekeningen zetten of een steunbetuiging uitschrijven, zodat je zeker weet dat iedereen het – ook officieel – ermee eens is dat er begonnen kan worden.

Elk project kent zijn eigen startvoorwaarden en die zul je zelf, samen met je partners, moeten formuleren. Wanneer begin je? En wie beslist daarover? Wie mag op de startknop drukken? Is dat de gehele projectgroep, de projectleider, de voorzitter, de vereniging of spelen de andere partners, de gemeente en subsidiegevers ook nog een rol bij deze beslissing? En welke rol spelen de oorspronkelijke initiatiefnemers in het geheel?

Denk goed na over het juiste startmoment. Die hoeft namelijk niet een op een samen te vallen met het beslismoment. Wil je wel met de verbouwing van je dorpshuis middenin de zomer beginnen, als de mussen van het dak vallen en iedereen op vakantie gaat? Wil je een belangrijke weg blokkeren voor de aanleg van je Dorpsmoestuin terwijl de scholen net weer opengaan? Timing is heel belangrijk. Elk project kent zijn eigen struikelblokken en voorwaarden.

Een project hoeft ook niet in een keer in zijn geheel te worden uitgezet en afgerond. Je kunt er namelijk ook voor kiezen om het project in fases op te delen. Dat is zeker van belang als je een groot project onder handen hebt waarvan de belangen groot zijn. Kijk dan of je het project kunt opdelen, zodat het overzichtelijker en handelbaarder wordt. Je kunt bijvoorbeeld met een proefproject om te kijken of het grotere project zal lukken en onder welke condities (zie voorbeeld hieronder). Evalueer tussen de fases en leer van je ervaringen. Wat ging goed, wat kan beter?