Hoe en wanneer communiceren we over ons project?
Voordat het startschot klinkt, moet je je projectplan definitief maken en delen met vrijwilligers en betrokkenen. Ga er niet van uit dat iedereen inmiddels weet wat het project inhoudt en wat er allemaal staat te gebeuren. Zelfs al heb je je plan al een paar keer uitgelegd in een vergadering van Dorpsbelangen, in het dorpskrantje of de regionale krant: niet iedereen onthoudt wat je een half jaar geleden hebt verteld. De menselijke geest is vluchtig en er is zoveel andere informatie die de oren en ogen passeert.
Stel dus een communicatieplan op. Wat wil je overbrengen, aan wie en wanneer? Wil je mensen alleen maar duidelijk maken dat het project gaat beginnen, of wil je ze overtuigen (van de voordelen), waarschuwen (bijvoorbeeld voor overlast), of zoek je steun (vrijwilligers, sponoren)? En hoe ga je dat vervolgens doen?
Als je bijvoorbeeld nog vrijwilligers zoekt, vergeet dan de sociale media, dorpskranten en vrijwilligersdatabanken niet. Vergeet ook niet te vermelden welke ervaringen en kwaliteiten je precies zoekt en wat voor voordelen biedt aan degenen die mee willen helpen: samenwerking, gezelligheid, nieuwe ervaring en de verrijking van je dorp (en vergeet ook de gratis koffie niet!). Maak er echte communicatie van, richt jezelf op de ander en vergeet niet vanuit zijn of haar perspectief te denken.
Bijvoorbeeld in:
In Woltersum – een dorp aan het Eemskanaal – bleek er veel ontevredenheid over de communicatie rondom het versterkingsproces. Er ontstond wantrouwen in het dorp: welke woningen zouden worden versterkt en wanneer? Wie viel buiten de boot? Om dit zoveel mogelijk tegen te gaan richtte een groep bewoners de ‘Burenband’ op: een organisatie die ervoor wil zorgen dat dorpsgenoten elkaar opvangen en bijstaan en dat scheve gezichten voorkomen worden. Om de saamhorigheid te vergroten en het gesprek gaande te houden, organiseerde de Burenband daarom bijeenkomsten om te voorkomen dat het dorp verscheurd raakt door de bevings- en vesterkingsstress.
Wat staat er in je communicatieplan?
Wat is het doel van de diverse vormen van communicatie: wat moet er gecommuniceerd worden aan wie? Gaat het in zijn algemeen om het informeren van omwonenden, dorpelingen, partners en sponsoren? Of zoek je vrijwilligers, materialen en gereedschappen? (Meerdere doelen zijn ook mogelijk.)
Wie zijn precies de doelgroepen waar je je op richt? Kun je die met een algemene boodschap bereiken of moet je je boodschap op verschillende doelgroepen richten?
Wanneer communiceer je wat? Is een boodschap aan het begin van het project voldoende of moet er ook tussendoor gecommuniceerd worden, bijvoorbeeld in de vorm van een (digitale)nieuwsbrief, een ingezonden bericht in de Dorpskrant of een poster in Dorpshuis en Dorpswinkel? En hoe vaak moet dat? Elke week, elke maand, elk kwartaal?
Hoe communiceer je met de achterban, met je partners, met de sponsoren? Moet je daarvoor verschillende kanalen aanspreken? Moet je ze anders aanspreken?
Wat communiceer je precies? Wat is de kern van je verhaal, van je project?
Welke middelen ga je gebruiken? Papier, digitaal, billboards, geluidswagens? Pas de middelen aan je doelgroep en doel aan.
Wie doet wat? Wie zijn verantwoordelijk voor welk deel van de communicatie? Maak heldere afspraken.