De gebruikelijke weg voor gemeentelijke plannen is voor gemeentemedewerkers duidelijk. De gemeenteraad geeft het college een opdracht, en die spelen dit door naar ambtenaren. Die moeten een plan bedenken, uitvoeren en uiteindelijk evalueren. Dorpsbewoners komen daar vrijwel nooit aan te pas. Die hebben gestemd wie er in de gemeenteraad komt en hun mandaat afgegeven.
Die situatie is heel snel aan het veranderen. Elke gemeente zoekt nu – soms noodgedwongen – samenwerking met de eindgebruikers – bewoners of andere betrokken. Probleem is dat de gemiddelde ambtenaar een inhoudsdeskundige is en dat het heel erg van de persoon afhangt of en hoe hij of zij met bewoners en stakeholders overlegd.
Als je pas laat in het proces je plan overlegt met de betrokkenen heb je de kans dat het daarna alleen maar gaat om rationele argumenten: om winnen en verliezen. Is dit plan goed of niet? Terwijl veel dorpsbewoners vooral vroegtijdig betrokken willen worden en de plannen niet uit het geruchtencircuit willen oppikken. Ga het gesprek dus vroegtijdig aan met degenen die het meest met dit plan te maken zullen hebben. Je kunt als ambtenaar prima uitleggen op basis waarvan beslissingen worden genomen, en waarom keuzes worden gemaakt.
Probeer het plan dus niet van tevoren helemaal dicht te timmeren als dat niet nodig is. Geef dorpsbewoners de ruimte om in een vroegtijdig stadium kennis te nemen van de plannen en hun ideeën en zorgen te kunnen uiten en eventuele verbeteringen of kritiek aan te brengen.
