Wie gaat het project uitvoeren?

Als de plannen zijn goedgekeurd, de financiering rond is, en de planning zorgvuldig met alle betrokkenen – inclusief het gehele dorp – is overlegd, kan het project van start. Het dorpshuis wordt gebouwd, het ommetje ingericht en de toekomstvisie geschreven. Belangrijke vraag nu is hoe je vanuit de gemeente het project volgt en vooral ook met wie dat is. Want lang niet altijd is Dorpsbelangen ook degene die het project uit gaan voeren. Soms is het een werkgroep die dit doet, soms zijn het externen die onder de vlag van Dorpsbelangen opereren, soms is het een samenwerkingspartner die de kar trekt.

Investeer dus in deze fase in de contacten met de werkelijke uitvoerders. Wie is de projectleider, wie is de woordvoerder, wie is verantwoordelijk voor de uitvoering, wie gaat zo dadelijk de vrijwilligers aansturen? Wie zijn er allemaal betrokken bij dit project? Welke schakels missen, en wat kun jij daar als gemeente in betekenen om dit op te lossen?

Bijvoorbeeld in:

Zevenhuizen

In Zevenhuizen werden bijvoorbeeld vanaf 2017 plannen gesmeed voor een Multifunctioneel Centrum, omdat er veel voorzieningen in de jaren daarvoor waren verdwenen. Na veel overleg sprong de gemeente Westerkwartier in 2019 in en dichtte het gat in de begroting: de bouw van MFC 7huizen kon van start gaan. Maar was de Stichting MFC Zevenhuizen zelf wel in staat om de bouw te monitoren? Was er genoeg expertise om dat te doen? Wat als er problemen tijdens de bouw zouden ontstaan? De gemeenteraad had wel groen licht gegeven, maar dat betekende niet dat daarmee de kous af was. 

Welke medewerkers heb je nodig bij een dorpsproject

  • Projectleider. Stuurt de verschillende projectmedewerkers aan, houdt de voortgang en de planning bij, maakt afspraken met externe partijen, controleert de kwaliteit en is verantwoordelijk voor de algehele voortgang van het project. Is ook verantwoordelijk voor de algehele sfeer.
  • Financieel expert (penningmeester/boekhouder). Stelt van tevoren de begroting op, houdt de uitgaven en inkomsten in de gaten en legt verantwoording af voor de financiële consequenties van het project.
  • Communicatiemedewerker (secretaris). Communiceert zowel met de vrijwilligers, de partners als de achterban (het dorp). Werkt nauw samen met de projectleider, onder andere bij het maken van een communicatieplan (bij grotere projecten).
  • Vrijwilligerscoördinator. Als je met veel vrijwilligers samenwerkt is het vaak handig als één iemand de vrijwilligers informeert en aanstuurt. Zo iemand denkt ook vanuit de belangen van de vrijwilligers. Werkt daarbij nauw samen met de projectleider en de plannings- en communicatiemedewerkers.
  • Inkoper. Bestelt en huurt materialen en gereedschappen Werkt vaak nauw samen met de projectleider, de planner en financieel expert / penningmeester.

(Een aantal van deze functies kan bij kleinere projecten gecombineerd worden.)