Wanneer en hoe wordt het project opgeleverd?
Ook als een project opgeleverd wordt en de speeches met de wind meegevoerd kun je als gemeente veel doen om het initiatief succesvol ter wereld te helpen. Je kunt het pas opgeleverde project op allerlei manieren ondersteunen via de gemeentelijke wegen, bijvoorbeeld op het gebied van publiciteit en nazorg. Elke gemeente heeft zijn eigen publiciteitskanalen en is vaak ook – naast Dorpsbelangen – in staat om externe publiciteitsbronnen aan te sturen. Bied dit aan en overleg wie wat gaat doen.
Vraag in deze fase altijd nadrukkelijk aan Dorpsbelangen of er behoefte is aan ondersteuning via de gemeentelijke wegen en denk aan nazorg en evaluatie. Vergeet zo’n project ook niet: kom er na maanden, zelfs jaren op terug. Hoe staat het ermee? Hoe loopt het? Is er nog wat bijzonders gebeurd?
Bijvoorbeeld in:
Soms gaat de nazorg nog verder, bijvoorbeeld omdat het een tijdelijk project betreft dat zo interessant of succesvol is, dat de gemeenteraad hem graag voortgezet ziet worden. Dat gebeurde bijvoorbeeld in Westerlee waar een initiatiefgroep Veur mekoar mit mekoar in 2016 een elektrische duofiets introduceerde waarmee vrienden of partners uit het dorp gezamenlijk tochtjes konden maken. De fiets werd door de gemeente in bruikleen gesteld en na de succesvolle introductie werd de duofiets nog een jaar lang door de gemeente uitgeleend.
Wat staat er in een communicatieplan van het dorpsproject
- Wat is het doel van de diverse vormen van communicatie: wat moet er gecommuniceerd worden aan wie? Gaat het in zijn algemeen om het informeren van omwonenden, dorpelingen, partners en sponsoren? Of zoek je vrijwilligers, materialen en gereedschappen? (Meerdere doelen zijn ook mogelijk.)
- Wie zijn precies de doelgroepen waar je je op richt? Kun je die met een algemene boodschap bereiken of moet je je boodschap op verschillende doelgroepen richten?
- Wanneer communiceer je wat? Is een boodschap aan het begin van het project voldoende of moet er ook tussendoor gecommuniceerd worden, bijvoorbeeld in de vorm van een (digitale)nieuwsbrief, een ingezonden bericht in de Dorpskrant of een poster in Dorpshuis en Dorpswinkel? En hoe vaak moet dat? Elke week, elke maand, elk kwartaal?
- Hoe communiceer je met de achterban, met je partners, met de sponsoren? Moet je daarvoor verschillende kanalen aanspreken? Moet je ze anders aanspreken?
- Wat communiceer je precies? Wat is de kern van je verhaal, van je project?
- Welke middelen ga je gebruiken? Papier, digitaal, billboards, geluidswagens? Pas de middelen aan je doelgroep en doel aan.
- Wie doet wat? Wie zijn verantwoordelijk voor welk deel van de communicatie? Maak heldere afspraken.
- Ga uit van de persoonlijke motieven van je vrijwilligers en medewerkers (als je ze niet kent: praat daarover).
- Ga regelmatig in gezamenlijk én individueel gesprek over de functie, de werkzaamheden en de motivatie: wat kan er beter, wat zijn de eigen doelen?
- Zorg voor genoeg speelruimte: niet iedereen kan altijd overal. Als men vaker gedwongen wordt om op tijden te werken die men eigenlijk niet wil, kan dit leiden tot absentie en afbreuk.
- Zorg voor afwisseling en functieverandering – zeker voor degenen die daar behoefte aan hebben.
- Laat regelmatig zien dat je het werk van eenieder waardeert. Vraag ook aan eenieder om dat óók te doen als ze dat willen.
- Zet waardering ook om in daden: wees ruimhartig met getuigschriften, attenties, functies, feestavonden – voor zover mogelijk.
- Probeer niet alles tussen neus en lippen te bespreken, maar organiseer ook officiële gesprekken en evaluaties.
- Vermijd conflicten. Wees ze voor. Weet wat er broeit. Ga in gesprek met onrustigen.
- Geef de mogelijkheid om kennis en ervaring op te doen en deskundigheid te bevorderen. Geef eenieder de mogelijkheid om via ervaring en kennis te groeien tijdens het werk.