Waar is de meeste behoefte aan bij deze initiatiefgroep?
Als je uit de eerste gesprekken met de dorpsbewoners hebt kunnen vaststellen wie de initiatiefnemers zijn en wat ze precies willen, kun je de volgende stap nemen: bepalen wat jouw eigen rol als gemeente zou moeten zijn.
Probeer daarbij vooral een coachende rol te spelen. Bewoners zijn en blijven de eigenaar van het project. Jij kunt als dorpencoördinator, ambtenaar of politicus wel proberen hun initiatief zo goed mogelijk te ondersteunen. Dat doe je in een gesprek waarbij je de behoeftes van de bewoners probeert te koppelen aan de mogelijkheden die je als gemeente-medewerker hebt. En dat is niet alleen je kennis over de eigen gemeentelijke instrumenten maar ook kennis over andere organisaties en procedures waar deze groep mee te maken zou kunnen krijgen.
Neem dus als dorpencoördinator, gebiedsregisseur of gemeentelijke medewerker regelmatig contact op met de verantwoordelijken en kom regelmatig kijken.
Bijvoorbeeld in:
Soms is dat heel eenvoudig, zoals veel zorgcoöperaties aantonen. Zorgsaam Aduard werd bijvoorbeeld opgericht door enthousiaste inwoners van Aduard die op een voorlichtingsavond in de Buurthuiskamer een lezing bijwoonden van Zorgsaam Oldehove over hoe je eenvoudig zorgvragen in het dorp zelf kunt oplossen. Toen de vonk was overgeslagen gingen vrijwilligers van de Buurthuiskamer aan de slag en vonden al snel steun bij de Dorpsbelangen, Aduard Helpt, GKV Ontmoetingskerk, Protestantse Gemeente Aduard en Platform Kerken Westerkwartier. Een bedrijf in het dorp wilde wel flyers maken en bij Menzis werd steun gevraagd om een laptop aan te kunnen schaffen. In korte tijd werd zo een organisatie uit de grond gestampt.
Het enige wat de gemeente doet is incidenteel deelprojecten binnen Zorgsaam Aduard fincancieren. Dat is voldoende, vinden de dorpsbewoners. Toch zul je altijd als gemeente een oogje in het zeil moeten houden, omdat zo’n zorgproject de bedrading gaat vormen van het dorp. Ouderen kunnen er langer zelfstandig door blijven wonen, de leefbaarheid wordt er door vergroot en het ontzorgt daardoor het gemeentelijke apparaat. Allemaal voordelen die je als gemeente niet teloor wilt zien gaan.
Dorps- of gebiedscoördinator: schakel tussen dorp en gemeente
Een aantal Groningse gemeentes heeft een dorpencoördinator aangesteld: een medewerker die zich op een of meer dorpen richt en het gemeentelijk apparaat rechtstreeks verbindt met de inwoners. Daardoor hoeven dorpsbewoners niet allerlei loketten langs, maar kunnen ze voor initiatieven eerst bij de coördinator terecht. Een dorpencoördinator moet daarvoor goede ingangen hebben in de dorpen, als in het gemeentelijk apparaat en moet initiatieven kunnen nemen voor vergaderingen en meetings.
Normaliter worden wat grotere initiatieven naar de gebiedsregisseur gesluisd. Die hebben verschillende dorpen of stadswijken onder hun hoede, weten wat er speelt, en zijn in principe het eerste aanspreekpunt voor dorpsbewoners en hun initiatieven.
De belangrijkste taken van de dorpencoördinator zijn:
- verantwoordelijkheid voor de coördinatie tussen college/gemeenteraad en dorpsbelangenbesturen (dorpscoöperaties/dorpsraden)
- organiseren en bijwonen van bestuurlijk overleg tussen college en de dorpsbelang-besturen en zorgen voor de afhandeling. Daarnaast de organisatie van een jaarlijks plenair overleg tussen college en dorpsbelangenbesturen
- het betrekken van de dorpsbelangenbesturen bij gemeentelijke plannen
- overleg en terugkoppeling met portefeuillehouders, leidinggevenden, overige collega's en dorpsbelangenbesturen
- maken van beleidsvoorstellen, gericht op de optimalisering van de communicatie tussen dorpsbelangen en gemeentebestuur
- afhandeling van de jaarlijkse financiële vergoeding aan dorpsbelangenbesturen
- aanspreekpunt voor de dorpsbelangenbesturen.