Wat wordt de taakverdeling binnen dit project?
Als je gaat samenwerken met de gemeente bij een project is het zeer belangrijk om te weten wie wat gaat doen. Dat is bij gewone, ‘eigen’ projecten, al het geval, maar bij samenwerkingsprojecten helemaal, omdat je met verschillende culturen, personen en verwachtingen in aanraking komt: de professionele ambtelijke cultuur en de vrijwilligerscultuur van Dorpsbelangen.
Belangrijk is om te weten hoe je de taken bij de uitvoering van het project gaat verdelen. Wie heeft de algehele leiding? Wie is eindverantwoordelijk? Wie wordt de projectleider (zie kader hieronder)? Je hebt niet alleen een projectleider nodig, maar ook iemand die de financiën beheert, overziet en controleert. Bovendien moet je ook veel communiceren, plannen, overleggen, terugkoppelen, inkopen, controleren, etcetera. Spreek met de samenwerkingspartners binnen en buiten de gemeente af wat de precieze taakverdeling wordt, hoeveel uren/dagen/weken ermee gemoeid zijn en hoe de voortgang wordt bijgehouden.
Veel hangt af van de omvang en zwaarte van een project. Bij kleinere projecten kun je verschillende taken bij een persoon leggen, bijvoorbeeld het project leiden, de planning bijhouden en de vrijwilligers coördineren. Bij grotere projecten wordt dat steeds lastiger en wordt de kans dat je je vrijwilligers overbelast te groot. Bovendien wil je dat de medewerkers elkaar kunnen aanvullen, aansporen en waar nodig bekritiseren of controleren. Teveel macht in een paar handen is voor geen enkel project goed.
Bij gemeentelijke projecten zit je bovendien met het grote verschil tussen professionele – betaalde – krachten en vrijwilligers. Een door de gemeente ingehuurde projectleider die onbetaalde dorpsstucadoors aanstuurt, geeft vaak scheve ogen. Maak er in ieder geval afspraken over en wees helder over deze zaken. Niets zo erg als halverwege een project te horen krijgen dat de helft van de vrijwilligers is opgestapt, omdat ze het niet eens zijn met de financiële verdeling.
Als je de verschillende taken hebt gekoppeld aan mensen ben je er nog niet. Je zult ook – zeker bij grotere projecten – moeten denken aan invalkrachten en reserves. Wie neemt het over als je projectleider of financieel expert uitvalt? Wat als in de zomervakantie je vrijwilligersgroep ernstig uitdunt en er toch doorgewerkt moet worden? Probeer een soort ‘schaduwploeg’ te formuleren, zodat je niet in paniek hoeft te raken als iemand uitvalt.
Bijvoorbeeld in:
Toen in 2015 bekend werd dat woonzorgcentrum Zonnehuis Menterne in Wagenborgen zou moeten sluiten, besloot Dorpsbelangen Wagenborgen in te grijpen en van zorg een speerpunt te maken. Geïnspireerd door soortgelijke zorgexperimenten in Loppersum en Wedde (Wedde dat ’t lukt) kwam zo het Vrijwilligersnetwerk Wagenborgen tot stand, met financiering van de gemeente die een professionele dorpsondersteuner aannam. Die functie zorgde voor structuur en kwaliteitsbewaking.
De dorpsondersteuner verbindt betrokken professionele instanties als huisarts en gemeente met vrijwilligers en zorgbehoefenden. Het experiment met de dorpsondersteuner bleek een succes, en de gemeente besloot de functie te blijven ondersteunen en financieren. In de coronatijden zette de dorpsondersteuner bijvoorbeeld een telefooncirkel op van vrijwilligers, zodat alleenstaanden in contact kunnen blijven met huisarts en vrijwilligers.
Welke soorten medewerkers heb je nodig voor je project?
Projectleider. Stuurt de verschillende projectmedewerkers aan, houdt de voortgang en de planning bij, maakt afspraken met externe partijen, controleert de kwaliteit en is verantwoordelijk voor de algehele voortgang van het project. Is ook verantwoordelijk voor de algehele sfeer.
Financieel expert (penningmeester/boekhouder). Stelt van tevoren de begroting op, houdt de uitgaven en inkomsten in de gaten en legt verantwoording af voor de financiële consequenties van het project.
Communicatiemedewerker (secretaris). Communiceert zowel met de vrijwilligers, de partners als de achterban (het dorp). Werkt nauw samen met de projectleider, onder andere bij het maken van een communicatieplan (bij grotere projecten).
Vrijwilligerscoördinator. Als je met veel vrijwilligers samenwerkt is het vaak handig als één iemand de vrijwilligers informeert en aanstuurt. Zo iemand denkt ook vanuit de belangen van de vrijwilligers. Werkt daarbij nauw samen met de projectleider en de plannings- en communicatiemedewerkers.
Inkoper. Bestelt en huurt materialen en gereedschappen Werkt vaak nauw samen met de projectleider, de planner en financieel expert / penningmeester. (Een aantal van deze functies kan bij kleinere projecten gecombineerd worden.)