Hoe gaat er over dit project gecommuniceerd worden?
Als je een project gaat ondersteunen en het is duidelijk welke rol je gaat spelen, dan kun je erover communiceren met het dorp. Overleg met de dorps- of gebiedscoördinator over hoe de communicatie in zijn werk gaat en zal verlopen. Maak goede afspraken en voorkomen doublures. Wie doet wat? Wie is verantwoordelijk voor wat? En in hoeverre mag je de aangeleverde communicatie nog veranderen. Zorg bij grotere projecten in ieder geval voor een communicatieplan (zie kader hieronder).
Bijvoorbeeld in:
In ’t Zandt ging de vereniging Dorpsbelangen, samen met de stichting Welzijn & Dienstverlening, de Woongroep Marenland en de gemeente Loppersum in 2015 aan de slag om een nieuwe toekomstvisie te schrijven: ’t Zandt op de kaart. Bewoners, ondernemers en bestuurders van ’t Zandt bekeken de ontwikkeling van het gebied in en rond het dorp als geheel, aan de hand van acht thema’s: recreatie en toerisme, economie, welzijn, onderwijs, ‘zorg en sociale cohesie’, sport, vervoer en verkeer, wonen en openbare ruimte. Omdat het over ’t Zandt en omgeving ging, werd de nota ‘Gebiedsvisie’ genoemd.
Een van de kernvragen was bijvoorbeeld: wat te doen met vergrijzing en krimp. En wat te doen met de karakteristieke panden van het dorp die door de gasbevingen zijn beschadigd? En in wat voor gebied willen de bewoners leven? In de communicatie werden alle stappen zorgvuldig voorbereid door Dorpsbelangen en de gemeente om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk dorpsbewoners en andere partijen aanschoven voor dit zo belangrijke plan, dat uiteindelijk op veel steun kon rekenen.
Wat staat er in een communicatieplan?
Wat is het doel van de diverse vormen van communicatie: wat moet er gecommuniceerd worden aan wie? Gaat het in zijn algemeen om het informeren van omwonenden, dorpelingen, partners en sponsoren? Of zoek je vrijwilligers, materialen en gereedschappen? (Meerdere doelen zijn ook mogelijk.)
- Wie zijn precies de doelgroepen waar je je op richt? Kun je die met een algemene boodschap bereiken of moet je je boodschap op verschillende doelgroepen richten?
- Wanneer communiceer je wat? Is een boodschap aan het begin van het project voldoende of moet er ook tussendoor gecommuniceerd worden, bijvoorbeeld in de vorm van een (digitale)nieuwsbrief, een ingezonden bericht in de Dorpskrant of een poster in Dorpshuis en Dorpswinkel? En hoe vaak moet dat? Elke week, elke maand, elk kwartaal?
- Hoe communiceer je met de achterban, met je partners, met de sponsoren? Moet je daarvoor verschillende kanalen aanspreken? Moet je ze anders aanspreken?
- Wat communiceer je precies? Wat is de kern van je verhaal, van je project?
- Welke middelen ga je gebruiken? Papier, digitaal, billboards, geluidswagens? Pas de middelen aan je doelgroep en doel aan.
- Wie doet wat? Wie zijn verantwoordelijk voor welk deel van de communicatie? Maak heldere afspraken.