Wat doen we als het project voltooid is?
Elk project – hoe omvangrijk ook – is ooit klaar. Het dorpshuis is geopend, het art weekend was een succes, en het filmhuis/theater ontvangt inmiddels zijn eerste bezoekers. Klaar – maar niet voor Dorpsbelangen. Want dit is het moment waarop je terug kunt kijken en proberen te leren van de ervaringen. Wat ging goed, wat ging fout? Waarom? Hoe is het initiatief ontvangen in het dorp? Wat mist er nog?
Soms is het zelfs nodig om meteen na de oplevering nog eens goed de oorspronkelijke plannen en ideeën erbij te pakken en te kijken of gelukt is wat de initiatiefnemers en Dorpsbelangen voor ogen hadden. Zo niet: kan daar nog iets gedaan worden? Waarom zijn er zo weinig bezoekers in het theater? Waarom zijn de bordjes van het Ommetje zo klein? Waarom is er zo’n sombere sfeer in het Dorpshuis? Dit is het moment waarop je nog kunt ingrijpen.
Naast bijsturen is evalueren ook een mogelijkheid om als dorpsgemeenschap te leren. Hoe was het contact tussen initiatiefnemers en dorp? Hoe ging de besluitvorming? Wat kun je hiervan leren? Zorg dat dit leermoment breed wordt uitgedragen: dat het – als dat belangrijk is – voorbij de bestuurstafel komt. Maak er een gewoonte van om steevast en volgens een vaste methode te evalueren.
Bijvoorbeeld in:
Nadat vrijwilligers in Schouwerzijl een boomgaard hadden opgezet, op de plek van een verwaarloosd bosje bij de haven, werd groot feest gevierd. Toenmalig burgemeester Koos Wiersma van De Marne tekende officieel de gebruikersovereenkomst voor de grond waarop de Mouskerij is gevestigd. Als beloning kreeg hij een appeltaart uit de ‘appeltaartmachine’, die een van de initiatiefnemers, Gerard Gosen, speciaal voor die gelegenheid in elkaar had gezet. Met elkaar was het een zeer feestelijke gelegenheid die bij de inwoners van Schouwerzijl nog lang in het geheugen gegrifd staat.
Het initiatief van de bewoners van Schouwerzijl won de Duurzame Dorpenprijs. Naast de boomgaard bestaat de Mouskerij overigens ook nog uit een groentetuin en een speelbos voor de kleintjes.
Checklist evaluatie
- Hoe ga je het project evalueren? In gespreksvorm, met formulieren, via de mail of facebook? Heb je een standaardmethode zodat je projecten met elkaar kunt vergelijken?
- Probeer vooral te kijken of de doelen (doelstellingen) van het project gehaald zijn. Zoek naar manieren om die te kwantificeren: wanneer vind je dat iets gelukt is?
- Onderscheid de verschillende doelgroepen: een interne evaluatie (vrijwilligers, leden) is iets anders dan een externe (dorpsgenoten, partners), kent andere doelstellingen en andere vragen.
- Weet van tevoren wat je met de informatie gaat doen en laat dat ook de mensen die eraan mee doen weten. ‘Op basis van deze evaluatie gaan we bepalen of we verder gaan met fase 2.
- Wees zo concreet mogelijk, en het liefst kwantificeerbaar. Open vragen zijn lastiger te interpreteren dan meerkeuzevragen. Vraag dus liever of mensen op een schaal van 1 tot 5 (waarbij 1 mislukt en 5 zeer geslaagd is) kunnen aangeven of het project in hun ogen voldoet.
- Geef ook de mogelijkheid om de evaluatie zelf te evalueren: wat vonden mensen ervan? Wat zou er verbeterd kunnen worden?