De posters hangen, de berichten staan in de dorpskrant, het officiële startschot is gegeven en de handen gaan uit de mouwen. Je project gaat van start. Hoe zorg je ervoor dat de boel goed blijft draaien? Dat de planning goed gevolgd wordt en tegelijkertijd de sfeer fijn blijft?
Belangrijkste schakel in dit geheel is de projectleider. Die is de spin in het web, organiseert, regelt, bewaakt, stemt af en grijpt in als dat nodig is (zie ook het kader hieronder en Projectmedewerkers – welke heb je nodig?). Hij of zij is ook degene die kan en mag ingrijpen als de werkdruk te hoog is, er conflicten dreigen of zich onverwachte problemen voordoen.
De projectleider is degene die weet wanneer er wat moet gebeuren en rapporteert daar regelmatig over aan zijn opdrachtgevers. Dat zijn de bestuurders van de coöperatie, vereniging of stichting waarvanuit het plan is bedacht, ontwikkeld en georganiseerd. Hoe vaak er moet worden gerapporteerd is afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project en van de afstand tussen de projectleider en bestuurders.
Bij kleine projecten is het vaak niet nodig om schriftelijk te communiceren over de voortgang: een telefoontje of een kort gesprekje kan dan volstaan. Aan de andere kant is het wel handig als er dingen op papier staan, zeker als je later verantwoording moet afleggen als projectleider.
