Wat wordt de taakverdeling (wie doet wat)?
Hoe verdeel je de taken bij de uitvoering van je project? Wie doet wat? In ieder geval heb je iemand nodig die de algehele leiding heeft: de projectleider en iemand die de financiën beheert, overziet en controleert. Bovendien moet je ook veel communiceren, plannen, overleggen, terugkoppelen, inkopen, controleren, etcetera.
Bij kleinere projecten kun je verschillende taken bij een persoon leggen, bijvoorbeeld het project leiden, de planning bijhouden en de vrijwilligers coördineren. Bij grotere projecten wordt dat steeds lastiger en wordt de kans dat je je vrijwilligers overbelast te groot. Bovendien wil je dat de medewerkers elkaar kunnen aanvullen, aansporen en waar nodig bekritiseren of controleren. Teveel macht in een paar handen is voor geen enkel project goed.
Als je de verschillende taken hebt gekoppeld aan mensen ben je er nog niet. Je zult ook – zeker bij grotere projecten – moeten denken aan invalkrachten en reserves. Wie neemt het over als je projectleider of financieel expert uitvalt? Wat als in de zomervakantie je vrijwilligersgroep ernstig uitdunt en er toch doorgewerkt moet worden? Probeer een soort ‘schaduwploeg’ te formuleren, zodat je niet in paniek hoeft te raken als iemand uitvalt.
Bijvoorbeeld in:
In 2003 werd de zorgcoöperatie Loppersum opgericht, na een voorbereiding van ruim twee jaar. De initiatiefnemers waren inwoners van het dorp die merkten dat in hun dorp veel behoefte was aan kleine en grote steun en zorg – vooral voor ouderen die nog thuis woonden. Niet door professionals, maar door vrijwilligers: dorpsgenoten. De leden helpen elkaar op allerlei gebied: van administratie tot vervoer, maar ook computerhulp, timmerklusjes, etcetera.
De vragen komen binnen via de zorgtelefoon (bereikbaar van 10-12 u. ’s ochtends), maar ook in onderling overleg. Verschillende werkgroepen organiseren de hulpvragen, doen de intake en proberen vraag en antwoord te koppelen. Inmiddels telt de zorgcoöperatie in Loppersum meer dan 800 leden die jaarlijks met elkaar een kleine tweehonderd hulpvragen hebben. Sinds juni 2018 maakt de coöperatie deel uit van de Projectgroep Pilot Wiemersheerd (PPW), samen met vertegenwoordigers van Zonnehuisgroep Noord, Woonzorg Nederland, NCG en de gemeente.
Welke projectmedewerkers heb je nodig?
Projectleider. Stuurt de verschillende projectmedewerkers aan, houdt de voortgang en de planning bij, maakt afspraken met externe partijen, controleert de kwaliteit en is verantwoordelijk voor de algehele voortgang van het project. Is ook verantwoordelijk voor de algehele sfeer.
Financieel expert (penningmeester/boekhouder). Stelt van tevoren de begroting op, houdt de uitgaven en inkomsten in de gaten en legt verantwoording af voor de financiële consequenties van het project.
Communicatiemedewerker (secretaris). Communiceert zowel met de vrijwilligers, de partners als de achterban (het dorp). Werkt nauw samen met de projectleider, onder andere bij het maken van een communicatieplan (bij grotere projecten).
Vrijwilligerscoördinator. Als je met veel vrijwilligers samenwerkt is het vaak handig als één iemand de vrijwilligers informeert en aanstuurt. Zo iemand denkt ook vanuit de belangen van de vrijwilligers. Werkt daarbij nauw samen met de projectleider en de plannings- en communicatiemedewerkers.
Inkoper. Bestelt en huurt materialen en gereedschappen Werkt vaak nauw samen met de projectleider, de planner en financieel expert / penningmeester.
(Een aantal van deze functies kan bij kleinere projecten gecombineerd worden.)