Welke officiële (juridische) vorm moet ons project krijgen?
Voordat je de eerste spade in de grond zet, moet je in ieder geval weten welke officiële (juridische) vorm je project moet krijgen: de zogenaamde ‘rechtspersoon’. (Zie kader beneden.) Voor een eenvoudig kunstrouteproject is het misschien niet nodig om een officiële organisatie op poten te zetten, maar zijn er financiële en juridische risico’s aan je project verbonden, dan is het goed om hier van te voren over na te denken.
Soms zal een project onder de vlag van een bestaande organisatie vallen, bijvoorbeeld onder dat van de vereniging van Dorpsbelangen, de Energie- of Zorgcoöperatie van het dorp of een andere overkoepelende stichting, coöperatie of vereniging. Maar staan de activiteiten te ver af van de doelstellingen en belangen van Dorpsbelangen, of zijn ze te risicovol, dan kan er een andere vorm gekozen worden.
Zo bestaan veel energiecoöperaties en verenigingen van Dorpsbelangen in een dorp naast elkaar. Veel leden van die coöperaties zijn ook lid (of zelfs bestuurder) van Dorpsbelangen, maar vanwege de verschillende doelstellingen (wel/geen winst maken/uitkeren), hebben ze vaak geen officiële banden.
Welke rechtsvorm past het beste bij je? Een vereniging, een stichting, een coöperatie, misschien zelfs een besloten vennootschap? Alles hangt af van je doelstellingen. De allereerste grote vraag is of je een winstoogmerk hebt: je wilt het project echt iets verdienen. Als dat zo is, dan heb je de keuze uit een bv (besloten vennootschap) of een coöperatie. In het laatste geval profiteer je met z’n allen – een coöperatie is een vereniging met leden– van de winst. Bij een bv profiteren voornamelijk de aandeelhouders – en dat kan er soms maar één zijn.
Gaat het niet zozeer om mogelijke winst, maar om het nastreven van een maatschappelijk doel, dan kun je beter aan een stichting of een vereniging denken. Het verschil zit hem in de besluitvorming. Bij een vereniging besluiten de leden (vaak tijdens een jaarvergadering), bij een stichting besluit het bestuur. Bij een vereniging kiezen de leden een bestuur, bij een stichting kiezen de bestuursleden het bestuur.
Voor alle vormen heb je statuten nodig. Daarin staat onder andere wie bestuursleden zijn en mogen worden, hoe het stemrecht is geregeld, hoe de financiën geregeld gaan worden en wie er verplichtingen mogen aangaan. Het kiezen van de juiste vorm – de rechtspersoon – is geen sinecure. Als je niet vaak met dit bijltje gehakt hebt, laat je dan adviseren door een deskundige. Groninger Dorpen kan je hierbij vaak helpen of doorverwijzen.
Bijvoorbeeld in:
In Borgercompagnie kreeg de werkgroep Dorpshuis een andere rechtsvorm (stichting) dan de dorpsvereniging. Toen de voetbalclub in 2018 werd opgeheven besloot een groepje actieve dorpsbewoners de kantine van de voetbalvereniging om te bouwen tot dörpshoes. Daarvoor kregen ze alle medewerking van de dorpsvereniging die hen ondersteunde en in goed overleg aanraadde een stichting op te richten. Onder de vleugels van de dorpsvereniging werd zo een plan uitgeschreven, sponsors gezocht en een vrijwilligersorganisatie opgetuigd door de werkgroep Dörpshuis Borgercompagnie die hiermee in 2020 de eerste prijs van Vrijwilligers Bedankt! (1000 euro) won voor deze ‘nieuwe huiskamer’ van het dorp.
Wat zijn de officiële organisatievormen waarin je je project kunt onderbrengen?
Stichting. Een stichting heeft geen winstoogmerk en kan daarom vaak subsidie of andere vormen van steun aanvragen. Bij een stichting heb je vaak maar enkele bestuurders: minimaal een voorzitter, een penningmeester, een secretaris. De bestuurders hebben de verantwoordingen en de zeggenschap over de stichting. Vertrekt een bestuurder dan kiezen de andere leden een nieuwe.
Vereniging. Een vereniging streeft, net als een stichting, niet naar winst en is dus ook geschikt om subsidie of steun aan te vragen. Anders dan een stichting heeft een vereniging echter leden. Die leden zijn samen verantwoordelijk voor het wel en wee en kiezen gezamenlijk een bestuur met in ieder geval een voorzitter, een penningmeester, een secretaris. In de Algemene Leden Vergadering legt het gekozen bestuur verantwoording af voor de activiteiten en financiële resultaten van de afgelopen periode. Het bestuur van een vereniging bepaalt het dagelijks beleid, op basis van de koers die de leden hebben uitgezet. Een vereniging vraagt vaak contributie aan haar leden.
Coöperatie. Een coöperatie mag wel als doel hebben om winst te maken. Er mag zelfs winst uitgekeerd worden aan de leden (vandaar dat veel energiecoöperaties die vorm hebben gekozen). Ook hier zijn het de leden die het bestuur kiezen en periodiek ter verantwoording mogen roepen, waarbij de financiële voortgang uiteraard van groot belang is.
Besloten Vennootschap. Een BV heeft geen leden en mag naar winst streven. Die winst mag ook uitgekeerd worden aan de aandeelhouders. Omdat het een besloten vennootschap is, zijn de aandelen niet vrij overdraagbaar zoals bij een Naamloze Vennootschap (NV). Dat wil zeggen: de aandelen kunnen niet onderhands of via de beurs overgedragen worden, maar alleen in onderling overleg en na goedkeuring van de anderen. Elk jaar moet er een jaarrekening opgemaakt worden en bij de Kamer van Koophandel gepubliceerd (maar dat moet met verenigingen, stichtingen en coöperaties ook.)