Hoe kunnen we ons initiatief uitbouwen tot een werkbaar project?

Je hebt je plannen ontwikkeld, je begroting opgesteld, fondsen aangeschreven en hebt – voor zover mogelijk – samenwerking gezocht met de belangrijkste mensen, instanties en initiatieven die met je project te maken krijgen. Hoe maak je nu van al deze ideeën, voornemens en plannen een werkbaar project dat goed en stevig uitgevoerd gaat worden?

In de voorgaande fases (Ik heb een ideetje voor een dorpsproject en Ik heb al een heel plan klaar voor een dorpsproject) was je voornamelijk bezig met nadenken, opschrijven en overleggen – op vele manieren. In de projectfase waar je nu in beland, wordt het allemaal concreet. De handen gaan uit de mouwen. Er zijn taken die uitgevoerd moeten worden. Er is een tijdlijn. We gaan aan de slag!

Het eerste wat je zult moeten doen, is het plan definitief maken, met een deugdelijke planning en een reële begroting. Daarvoor moet je bepaalde mensen om je heen definitief taken gaan geven. Je hebt bijvoorbeeld een projectleider nodig die de activiteiten aanstuurt en de planning in de gaten houdt. En je hebt iemand nodig die de financiën controleert. Vaak heb je ook iemand nodig die de communicatie met het dorp en de verschillende instanties onderhoudt. Ook heb je allerlei vrijwilligers nodig die taken kunnen en willen uitvoeren. Hoe stuur je die aan? Hoe houd je die enthousiast? En hoe stuur je bij?

De projectmedewerkers hoeven overigens niet dezelfde te zijn als degenen die het initiatief namen, onderhandelden met instanties en het plan uitschreven. Dat kan wel – vaak gebeurt het ook – maar het hoeft niet. Een bedenker van ideeën, of de voorzitter van de overkoepelende stichting, heeft vaak heel andere kwaliteiten dan een projectleider die verantwoordelijk is voor de bouw van een dorpshuis.

Wat je eerst zou moeten doen is de taken op een rij zetten. Wat moet er precies gebeuren? Wat voor mensen zoek je en voor hoe lang heb je ze nodig? Zijn die personen in eigen gelederen te vinden of moet je ze elders zoeken? Maak een inschatting van het totaal aantal uren, dagen, weken, maanden en soms zelfs in jaren, dat de verschillende taken kosten en bereken daaruit de duur van het gehele project. Neem je planning ruim. (Zie kader).

Overleg met Dorpsbelangen hoe je deze vrijwilligers het beste kunt vinden. Vraag in de dorpskrant, op de Facebookgroep van je dorp of via deur-tot-deur-folders wie eventueel belangstelling heeft om aan dit project mee te werken. Soms is een bijeenkomst (in het dorpshuis) het juiste middel om precies te laten zien wát er moet gebeuren en te vertellen wat voor hulp en steun je zoekt.

Die laatste stappen lijken tijdrovend, maar al met al leveren ze je wel zichtbaarheid en steun op in je dorp en in je omgeving. Bovendien laat je hiermee zien dat de papieren plannen nu ook werkelijkheid gaan worden. Vage ideeën en papieren plannen worden concreet!