In sommige gemeentes is er inmiddels een standaardroute ontstaan om met Dorpsbelangen en andere actieve dorpelingen om te gaan als deze initiatieven ontplooien of een plan ontwikkelen. In andere gemeentes is daar nog geen vaste route voor, ook al omdat het om zulke verschillende plannen en initiatieven gaat. Wat is de beste route binnen de gemeentelijke organisatie?
Het maakt veel uit wat de reikwijdte van zo’n dorpsproject en de vraag van dorpsbewoners is: als het alleen om subsidie of een vergunning gaat, kunnen de initiatiefnemers rechtstreeks met de desbetreffende medewerker overleggen. In andere gevallen is het in ieder goed om er een dorpencoördinator of gebiedsregisseur bij te betrekken.
Als het om een iets groter of complexer initiatief gaat, organiseer dan – na de vorige stappen te hebben doorlopen – een integraal startoverleg tussen vertegenwoordigers van Dorpsbelangen en de ambtenaren uit verschillende beleidsvelden, zodat deze laatste met de bestuurders en initiatiefnemers mee kunnen denken en de juiste vragen kunnen stellen. Deze vragen zouden zoveel mogelijk vanuit een open en onderzoekende houding moeten worden gesteld en eerder uit moeten gaan van mogelijkheden dan van beperkingen.
Centrale persoon in dit overleg is uiteraard de dorpencoördinator of gebiedsregisseur. Die vormt immers de schakel tussen dorpsbewoners en het gemeentelijke apparaat en kan zo’n vergadering vanuit eerder opgedane kennis en ervaring organiseren. Als het meteen duidelijk is dat er ook andere instanties aan tafel moeten schuiven, leg dit dan voor aan de gemeentemedewerkers en aan Dorpsbelangen. Het kan veel tijd en energie schelen als je alvast de juiste personen en instanties aan laat schuiven.
Maak duidelijk aan de bestuurders van Dorpsbelangen wat er van dit overleg kan worden verwacht en wat de rol van eenieder zou moeten zijn.
