Wanneer begint het project?
De taken zijn verdeeld, de projectleider weet precies wat er verlangd wordt, het communicatieplan ligt gereed en is al gedeeltelijk uitgevoerd. Nu kun je van start. Maar wanneer is dat ‘nu’? Is dat als de gemeente het startschot geeft of als je er zelf klaar voor bent? Is het moment daar als de vergunningen binnen zijn? Als de eerste subsidie is toegezegd? Als de financiën een grote rol spelen, moet je dan wachten tot 50, 80 of misschien zelfs 100 procent van de toegezegde financiën op de bankrekening van je stichting, vereniging of coöperatie staat?
Leidend is en blijft je projectplan Als je samenwerkt met de gemeente en andere partners – waterschappen, instellingen, banken – weet je meestal precies wanneer je aan de slag kunt: dat staat namelijk in je plan en in de afsprakenlijst. Je zult in ieder geval al je partners moeten inlichten: we gaan van start. Bij twijfel moet je er zelfs een expliciete vraag van maken: kunnen we wat jullie betreft van start? Laat desnoods handtekeningen zetten of een steunbetuiging uitschrijven, zodat je zeker weet dat iedereen het – ook officieel – ermee eens is dat er begonnen kan worden.
Elk project kent zijn eigen startvoorwaarden en die zul je zelf, samen met je partners, moeten formuleren. Wie mag op de startknop drukken? Is dat de gehele projectgroep, de projectleider, de voorzitter, de vereniging of spelen de andere partners, de gemeente en subsidiegevers ook nog een rol bij deze beslissing? En welke rol spelen de oorspronkelijke initiatiefnemers in het geheel?
Denk goed na over het juiste startmoment. Die hoeft namelijk niet een op een samen te vallen met het beslismoment. Wil je wel met de verbouwing van je dorpshuis middenin de zomer beginnen, als de mussen van het dak vallen en iedereen op vakantie gaat? Wil je een belangrijke weg blokkeren voor de aanleg van je Dorpsmoestuin terwijl de scholen net weer opengaan? Timing is heel belangrijk. Elk project kent zijn eigen struikelblokken en voorwaarden
Bijvoorbeeld in:
Soms kun je beter eerst een proefproject organiseren, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Dat gebeurde bijvoorbeeld in Sauwerd, waar de eigenaar van de supermarkt er in 2016 mee ophield, waarna het dorp zonder winkel kwam te zitten. Een groot probleem vonden de dorpelingen en de vereniging Dorpsbelangen, want niet iedere dorpsbewoner had de mogelijkheid om snel even twee keer vier kilometer af te leggen voor een halfje bruin of een potje mosterd. Een initiatiefgroep verzamelde handtekeningen voor het behoud van de dorpswinkel en zocht met Dorpsbelangen naar een oplossing. Die zou, zo concludeerde men al snel, van vrijwilligers uit en om het dorp moeten komen. Als proef werd daarom in de zomer van 2016 de kruidenierswinkel voor de eerste keer geopend met steun van vrijwilligers. Leveranciers en streekproducenten voorzagen de winkel van goederen.
De proef slaagde en al snel rees het idee om hier iets permanents van te maken. Er werd een coöperatie opgericht waarvan dorps- en streekgenoten lid konden worden voor een symbolisch bedrag van 20 euro per jaar. Ruim zeventig procent van de dorpelingen in Sauwerd werd ook daadwerkelijk lid van de dorpencoöperatie Reitdiepdal U.A., waarvan ook inwoners van Adorp en Wetsinge lid konden worden. De winkel werd daarmee niet alleen een uitkomst voor de dorpen, maar ook eigendom van de dorpelingen.
Startmomenten voor een project
- Als de financiering helemaal of gedeeltelijk rond is en al het benodigde geld op de bankrekening staat.
- Als je voor elke taak een medewerker hebt gevonden.
- Als al het materiaal en alle gereedschappen er zijn.
- Als de omstandigheden gunstig zijn voor je werkzaamheden (denk bijvoorbeeld aan (school)vakanties, weersomstandigheden en de agenda van de gemeente).
- Als alle bestuursleden en/of partners het groene licht hebben gegeven.
- Als de communicatie naar partners en belanghebbenden geslaagd is.
- Een combinatie van een of meer van bovengenoemde factoren.