Is het project vertraagd of begint het af te wijken?
Er zijn maar weinig projecten die in een keer goed gaan. Als het goed is, heb je daarvoor ook ruimte ingebouwd in je planning. Maar wat doe je als het project erg begint af te wijken van je plan en planning? Wanneer trek je aan de bel? Wanneer moet je overgaan op plan B? Hoe flexibel moet je zijn?
Investeer dus in deze fase in de contacten met de uitvoerders. Wie is de projectleider, wie is de woordvoerder, wie is verantwoordelijk voor de uitvoering, wie stuurt de vrijwilligers aan? Wie zijn er allemaal betrokken bij dit project? Kom langs, maak een praatje, houdt de voortgang in de gaten. En wees flexibel als het moet. Aanpassingsvermogen is vooral bij het bevingsdossier van groot belang. Sinds de grote beving bij Huizinge in augustus 2012 blijken er telkens nieuwe ideeën plannen en protocollen op te duiken die burgers, bestuurders en hele gemeenschappen op het verkeerde been zetten. In het grote bevingsgebied rond epicentrum Loppersum zitten sommige bewoners en bewonersgroepen al vele jaren op het vinkentouw: wanneer gaat de versterking van ons huis plaatsvinden en wat kunnen wij daar als dorpsgemeenschap aan doen?
Hoe moet je reageren als ineens je plannen doorkruist worden door krachten van buitenaf? In feite moet je dan weer terug naar het eerdere geschetste proces van ideeën verzamelen, overleggen, partners zoeken en een werkbare plan maken. Je bent alleen een ronde verder, met alle teleurstellingen van dien, maar ook met inzichten, ingangen en contacten. Je kunt dus in deze tweede cyclus veel sneller handelen.
Wat je in ieder geval niet moet doen is je plannen volledig aanpassen aan wat de grote machten en krachten om je heen fluisteren. Er is een reden waarom jullie dit initiatief zijn gestart en die redenen zul je in deze tweede cyclus van denken, overleggen, partners zoeken nog scherper moeten zien te formuleren. Probeer daarom te zoeken waar de grenzen liggen. Wat moet er in ieder geval gebeuren? Wat wil je minimaal bereiken? Wanneer is de grens bereikt?
Probeer zeker niet de kaasschaafmethode te hanteren als je tegenwind ondervindt. Als je minder geld, minder vrijwilligers of minder toestemming hebt gekregen om een plan uit te voeren, is het niet slim om overal een stukje van af te snijden. Daarmee verdun je je ideeën en verzwak je je project. Ga terug naar de oorspronkelijke ideeën en kijk wat er wél van kan worden gerealiseerd.
Bijvoorbeeld in:
Dat ondervond ook Onderdendam waar een groep actieve dorpsbewoners in 2013 de werkgroep Houd Onderdendam Overeind! oprichtte. Deze opereerde onder de vleugels van de Vereniging Dorpsbelangen Onderdendam en ging uit van de gedachte dat er iets gezamenlijks moest wat gebeuren – iets wat het individuele schadeherstel aan huizen oversteeg. De bevingsproblematiek bleek bovendien een goede aanleiding om de andere problemen die de dorpsbewoners op zich af zag komen – van versterking tot vergrijzing, van schadeherstel tot verduurzaming – in een overkoepelend plan aan te pakken.
Helaas: de NCG ging niet mee. Maar na de verwerking van de teleurstelling werden toch nog wat oude plannen uitgevoerd. Er werd bijvoorbeeld een betaalde ‘dorpsondersteuner’ aangesteld die zorgprojecten en vrijwilligers coördineerde (van tuinonderhoud tot wandel- en fietsmaatjes) en als een spin in het web opereerde. Ook wisten de dorpsbewoners voor elkaar te krijgen dat ze hun wensen mochten formuleren over de sloop en nieuwbouw van huizen op de Stadsweg. Een mengeling van ouderen en jongeren zagen ze daar het liefst, zo lieten ze weten aan de gemeente en de woningbouwvereniging Wierden en Borgen. Uiteindelijk besloot de woningbouwvereniging zes nieuwe levensloopwoningen voor de sociale verhuur te bouwen. Deze passen in het dorpsbeeld, zijn aardbevingsbestendig, energiezuinig en vooral zijn geschikt voor senioren en kleine gezinshuishoudens – precies zoals de Onderdendammers hadden gewild.
Wat te doen in tijden van crisis?
Vrijwel elke organisatie krijgt ooit te maken met een crisis: een onverwachte financiële tegenvaller, een rel in de media, brand in de keuken van het dorpshuis. Wat moet je wel en wat zeker niet doen in zo’n geval?
- Maak vooraf een crisisplan waarin ook staat wie er in het crisisteam zitten en wat er wanneer moet gebeuren. Wacht niet tot het crisis is, voordat je dit plan klaar hebt.
- Neem dit plan regelmatig door en weet waar de leden van het crisisteam zich bevinden.
- Roep het crisisteam zo snel mogelijk na het uitbreken van de crisis bij elkaar.
- Verzamel zo snel mogelijk de feiten: wat is de oorzaak, wat is de invloed op de directe omgeving, in hoeverre is het al bekend, welke acties zijn er al genomen, wie moeten meteen worden ingelicht?
- Geef iedereen een taak en spreek af wanneer en hoe je de antwoorden wilt ontvangen (geen moment te verliezen).
- Maak duidelijk wie de leiding heeft en wie communiceert met de buitenwereld. > Waarschuw de belangrijkste autoriteiten.
- Houd bij wat er voor informatie en geruchten worden verspreid – vooral op sociale media. Geef duidelijke instructies wie daarop reageert en hoe dat moet gebeuren.
- Begin meteen met het bijhouden van een schema waarop precies staat wanneer wat is gebeurd en wie wat heeft gedaan. Dit is een belangrijk document – niet alleen voor evaluaties, maar eventueel ook voor rechtszaken, verzekeringen en andere juridische kwesties.
- Bespreek snel wanneer en wat er wordt gecommuniceerd aan het grote publiek. Geruchten zijn erger dan de waarheid.
- Plan ook na verloop van tijd rustmomenten in om bij te komen en op verhaal te komen. Geef ook de ruimte voor emoties. Niet alles kan in crisissituaties rationeel opgelost worden.