Wat wordt de taakverdeling? Wie doet wat?

Hoe verdeel je de taken bij de uitvoering van je project? Wie doet wat? In ieder geval heb je iemand nodig die de algehele leiding heeft: de projectleider en iemand die de financiën beheert, overziet en controleert. Bovendien moet je ook veel communiceren, plannen, overleggen, terugkoppelen, inkopen, controleren, etcetera.

Bij kleinere projecten kun je verschillende taken bij een persoon leggen, bijvoorbeeld het project leiden, de planning bijhouden en de vrijwilligers coördineren. Bij grotere projecten wordt dat steeds lastiger en wordt de kans dat je je vrijwilligers overbelast te groot. Bovendien wil je dat de medewerkers elkaar kunnen aanvullen, aansporen en waar nodig bekritiseren of controleren. Teveel macht in een paar handen is voor geen enkel project goed.

Als je de verschillende taken hebt gekoppeld aan mensen ben je er nog niet. Je zult ook – zeker bij grotere projecten – moeten denken aan invalkrachten en reserves. Wie neemt het over als je projectleider of financieel expert uitvalt? Wat als in de zomervakantie je vrijwilligersgroep ernstig uitdunt en er toch doorgewerkt moet worden? Probeer een soort ‘schaduwploeg’ te formuleren, zodat je niet in paniek hoeft te raken als iemand uitvalt.

Bijvoorbeeld in:

Aduard

In Aduard is Vereniging Dorpsbelangen samen met vele vrijwilligers bezig met de ontwikkeling van het Aduard 825 bewegingspark vlakbij multifunctioneel centrum De Meeden. Het park zal bestaan uit een outdoor-fitnesspark (dat het eerst gerealiseerd gaat worden), een multifunctionele pannakooi en een ‘speel- en belevingspark’. Het fitnesspark is gratis toegankelijk en kan dus door alle dorpsbewoners gebruikt worden. Door het park wordt het multifunctioneel centrum De Meeden onderdeel van het geheel.

In september 2018 werden de eerste plannen gepresenteerd, in 2020 gevolgd door het projectplan waarin ook een zogenaamd ‘beweegplan’ was opgenomen. De plannen voor het bewegingspark werden vanaf 2015 ontwikkeld door de vereniging dorpsbelangen Aduard, in samenwerking met Groninger Dorpen, de werkgroep dorpsvisie Aduard, de 150 dorpsbewoners, bovenbouw-kinderen van basisschool Adeborg, leden van de voetbalvereniging VV Aduard 2000 en het jeugdhonk de Kameleon een nieuwe dorpsvisie opgesteld.

In het projectplan staat precies aangegeven hoe de verschillende fases eruit zien, welke onderdelen wanneer worden gerealiseerd, welke personen en bedrijven erbij betrokken zijn, hoe de financiering is geregeld en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld. Ook de communicatieplannen werden hierin uitvoerig uit de doeken gedaan. Meer over dit project

Welke soorten medewerkers heb je nodig voor je project?

  • Projectleider. Stuurt de verschillende projectmedewerkers aan, houdt de voortgang en de planning bij, maakt afspraken met externe partijen, controleert de kwaliteit en is verantwoordelijk voor de algehele voortgang van het project. Is ook verantwoordelijk voor de algehele sfeer.
  • Financieel expert (penningmeester/boekhouder). Stelt van tevoren de begroting op, houdt de uitgaven en inkomsten in de gaten en legt verantwoording af voor de financiële consequenties van het project.
  • Communicatiemedewerker (secretaris). Communiceert zowel met de vrijwilligers, de partners als de achterban (het dorp). Werkt nauw samen met de projectleider, onder andere bij het maken van een communicatieplan (bij grotere projecten).
  • Vrijwilligerscoördinator. Als je met veel vrijwilligers samenwerkt is het vaak handig als één iemand de vrijwilligers informeert en aanstuurt. Zo iemand denkt ook vanuit de belangen van de vrijwilligers. Werkt daarbij nauw samen met de projectleider en de plannings- en communicatiemedewerkers.
  • Inkoper. Bestelt en huurt materialen en gereedschappen Werkt vaak nauw samen met de projectleider, de planner en financieel expert / penningmeester.

(Een aantal van deze functies kan bij kleinere projecten gecombineerd worden.)