Word het allemaal niet té vrijblijvend?
Een van de andere problemen die kunnen optreden bij dorpsprojecten, is dat ze te vrijblijvend worden. Vrijwilligers komen niet opdagen en een goedwillend bedrijf in de buurt heeft toch de machine niet beschikbaar die je net dit het weekend nodig hebt om de grond te egaliseren. Enthousiasme slaat om in teleurstelling en een gevoel van machteloosheid.
Wat voor eisen kun je stellen aan deelnemers en partners in een project? Vaak meer dan je denkt. Je zult dat alleen in een vroeg stadium moeten communiceren, afspraken vastleggen en ook duidelijk maken dat mensen en bedrijven op afspraken aangesproken kunnen worden. Maak duidelijk dat het een gezamenlijk project is en dat je anderen schaadt als je je niet aan de afspraken houdt. Eventueel kun je ook duidelijk maken wat de sancties zijn. Dat kunnen ‘straffen met een knipoog’ zijn: een euro boete voor wie te laat is en van de opbrengst wordt aan het eind een feestje gehouden.
Vrijblijvendheid speelt ook in de verhouding tussen dorpsgemeenschap en gemeente (en andere instellingen). Als een gemeente een project ondersteunt, zou dat niet alleen een leuke geste moeten zijn die met applaus wordt begroet in de gemeenteraad, maar zou het een verplichting moeten zijn, met verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden. Maak heldere afspraken en spreek organisaties en individuen erop aan als het mis gaat. Zorg dat iedereen betrokken is en betrokken blijft. Probeer voorbij de vrijblijvendheid te komen.
Bijvoorbeeld in:
De Hamplaats in Ten Boer moest versterkt worden, vond ook de gemeente in november 2018. Wijs geworden door de lange versterkingstrajecten, gingen de bewoners met elkaar om de tafel om niet af te wachten en een gezamenlijke oplossing te bedenken. Slopen en nieuw bouwen, volgens een eigen plan! De gemeente ondersteunde dit besluit volledig.
Samen met adviesbureau Duurzaam Wonen werd daarom een plan opgesteld voor 24 nieuwe houtskeletwoningen. Een jaar na het bindende versterkingsadvies werd het plan goedgekeurd door de gemeente. Tegelijkertijd werd er ook gezorgd voor een tijdelijk verblijf waar de buurtbewoners gezamenlijk konden verblijven. In een half jaar tijd zouden de nieuwe woningen gebouwd worde. Daarna konden de bewoners terug naar hun groene oase in het centrum van Ten Boer. Meer over dit dorpsproject
Tips voor het omgaan met vrijwilligers
- Zorg dat iedereen weet wat zijn rol binnen het project is. Onduidelijkheid daarover geeft vaak problemen.
- Zorg voor een duidelijke kader, met duidelijke regels en normen: dat schept bij iedereen rust.
- Communiceer goed en duidelijk. Stuur de vrijwilligers bijvoorbeeld een document met de achtergronden van het project, de ideeën en de regels. Hang dit ook zichtbaar op op plekken waar de vrijwilligers werken of bijeenkomen.
- Stem de communicatie af op je vrijwilligers. Niet iedereen begrijpt wat je bedoelt met competenties, win-win en follow-up.
- Pas op dat de werkdruk niet te hoog wordt: het blijven vrijwilligers. Even doorwerken om de klus af te krijgen mag sporadisch, maar maak er geen gewoonte van. Sommige vrijwilligers klagen niet, maar storen zich er toch aan en voor je het weet komen ze niet meer opdagen.
- Ook al worden vrijwilligers in de regel niet materieel beloond, je kunt ze wel op vele andere wijzes bedanken en laten weten dat je hun inspanningen waardeert – bijvoorbeeld door koffie te zetten, een lunch aan te bieden, een bloemetje te sturen. Naast het schouderklopje en de aandacht die je vanzelfsprekend aan henzelf en hun werk schenkt.
- Zorg voor een goede klachtenprocedure: bij wij moeten ze zijn als ze problemen ondervinden? Laat dit niet de projectleider of de voorman van het project zijn, maar een onafhankelijkere geest.