Hoe en wanneer evalueren we?

Hoe is je project verlopen? Wat is er over van de oorspronkelijke ideeën? Hebben de nieuwe ervaringen voor nieuwe ideeën gezorgd? Geen enkel project is volmaakt en dus zul je van tijd tot tijd polshoogte moeten nemen. Zelfs als alles goed lijkt te gaan. En dat doe je door te evalueren. Dat kun je doen door een gesprek aan te gaan met je bestuur, je medewerkers en de strategische partners en hen te vragen wat ze er van vinden, wat goed ging, wat er nog beter kan, etcetera. Maar vaak is het effectiever om wat meer tijd in de evaluatie te steken en jezelf van te voren een aantal gerichte vragen te stellen (zie kader). Daarbij gaat het ook weer om je oorspronkelijke ideeën en aannames. Zijn die uitgekomen? Hoe zou je dat te weten kunnen komen?

Wat wil je precies evalueren? Gaat het je om het proces – wat er goed of fout ging tijdens het project of in de voorbereidende fases? Of gaat het je om de resultaten: of je je doel en je doelgroep(en) hebt bereikt? Het kan je ook specifiek gaan om de samenwerking: verliep die zoals gewenst? Denk goed na wat je precies zou willen weten, en overleg dit met de anderen: wat is voor hen belangrijk om te weten te komen? Wat is het doel van deze evaluatie? Wat mis je nog aan kennis en inzichten?

Een tweede vraag is met wie je gaat evalueren: met de projectmedewerkers, met je bestuur en partners of met de leden van je doelgroep? Als je wilt weten wie nu eigenlijk gebruik maken van je dorpsommetje, wat ze ervan vinden, en wat er eventueel verbeterd kan worden, dan zul je een manier moeten vinden om de doelgroep(en) te onderzoeken. En omdat daar ook mensen van buiten het dorp (toeristen) toe behoren, kun je niet volstaan met een evaluatieformulier in de dorpskrant, of een oproep op je Facebookpagina. Je zult dan bijvoorbeeld een oproep moeten doen op het bijbehorende informatiebord, of een QR-code moeten plaatsen die naar een evaluatiepagina leidt.

Een andere vraag is wanneer je gaat evalueren: tussentijds of na afloop? En hoe lang na afloop? En moet je zo’n evaluatie later weer herhalen? Als je trends en ontwikkelingen wilt signaleren, zul je vaker moeten evalueren, ergens in het begin een nulmoment moeten creëren en vervolgens op steeds dezelfde wijze de mensen moeten ondervragen.

Een vierde belangrijke vraag is in welke vorm je evalueert. Doe je dat in een gezamenlijk gesprek waarin iedereen zijn zegje mag doen, of is het beter om individuele evaluatiegesprekken te houden, zodat ook de wat schuchterder mensen hun zegje kunnen doen. Of is het nog beter om het proces te anonimiseren, via een evaluatietool op het web, zoals Google Forms of survio.com? Vanzelfsprekend zul je daarbij rekening moeten houden met degene voor wie de evaluatie is bedoeld. Niet iedereen is even handig met webtools. Maar ook niet iedereen woont om de hoek. Pas je vorm dus aan aan je beoogd evaluatiepubliek.

Wat kun je doen met zo’n evaluatie? Soms is het een beetje onduidelijk waarom al dat nabespreken nodig is. Stel daarom van te voren vast wat je zou willen en communiceer dat ook. Wil je bijvoorbeeld onderwijl kunnen bijsturen dan heb je een heel ander doel, dan wanneer je je vrijwilligersorganisatie wilt doorlichten en kijken of er genoeg energie over is. Wil je proberen nieuwe plannen te ontwikkelen dan kan een evaluatie, een gezamenlijk gesprek of een enquête een antwoord geven op de vraag wat voor ideeën leven. Probeer dus duidelijk te formuleren wat het doel is van je evaluatie en communiceer wat je met die resultaten zou willen bereiken.