Hoe analyseer je de problemen en wie gaat dat doen?
Een dorpsprobleem, kan op vele manieren opgelost worden. Soms is een goed gesprek al voldoende, soms moet een heel traject ingezet worden om de onvrede weg te nemen en aan de bezwaren tegemoet te komen. Hoe analyseer je de situatie en wie gaat die analyse uitvoeren?
Bij serieuze problemen waar een gemeente zelf bij is betrokken kun je de analyse beter door een externe partij laten uitvoeren. Weliswaar wordt die meestal door de gemeente betaald – reden voor sommige dorpsbewoners voor enige scepsis – maar een extern bureau of een externe deskundige kijkt er in ieder geval met een nieuwe blik naar de ontstane problemen.
Waar je vooral voor moet zorgen is dat je – voor zover dat mogelijk is – geen partij wordt in een conflict. Soms is dat heel lastig, omdat je nu eenmaal als gemeente vrijwel altijd partij bent bij dorpsproblemen. Een van de belangrijkste voorwaarden bij alles is dat er een veilige omgeving wordt geschapen voor de gesprekken die gaan plaatsvinden. Dorpsbewoners en groepen die een conflict hebben – met wie dan ook – steken hun nek uit en lopen risico’s. Voordat je het weet worden ze door de rest van het dorp met de nek aangekeken. Vandaar ook dat op grote voorlichtingsbijeenkomsten dorpsbewoners vaak niet het achterste van hun tong laten zien: openbare schande is vaak erger dan eerlijk kritiek kunnen uiten.
Bijvoorbeeld in:
Een voorbeeld van hoe je zo’n veilige omgeving schept, levert de gemeente Westerwolde (voorheen Vlagtwedde). De gemeente Westerwolde organiseerde in 2021 – net als Vlagtwedde een jaar daarvoor – een besloten bijeenkomst waar inwoners van Ter Apel in gesprek konden gaan met elkaar, met de gemeente, politie en andere betrokken organisaties over de overlast die een kleine groep bewoners van het asielcentrum veroorzaakte in het dorp. Op de besloten avond konden ze vertellen hoe ze hun gevoel van veiligheid ervoeren.
Een eerdere gesprekavond had al geleid tot de komst van drie ‘ketenmariniers’ van het rijk die als taak hebben de overlast zoveel mogelijk te beperken. In het dorpscentrum werd daarnaast een inlooppunt ingericht waar bewoners en bezoekers van Ter Apel hun klachten of tips kwijt konden.
Wat te doen in tijden van crisis?
Vrijwel elke organisatie krijgt ooit te maken met een crisis: een onverwachte financiële tegenvaller, een rel in de media, brand in de keuken van het dorpshuis. Wat moet je wel en wat zeker niet doen in zo’n geval?
- Maak vooraf een crisisplan waarin ook staat wie er in het crisisteam zitten en wat er moet gebeuren.
- Neem dit plan regelmatig door en weet waar de leden van het crisisteam zich bevinden.
- Roep het crisisteam zo snel mogelijk na het uitbreken van de crisis bij elkaar.
- Verzamel zo snel mogelijk de feiten: wat is de oorzaak, wat is de invloed op de directe omgeving, in hoeverre is het al bekend, welke acties zijn er al genomen, wie moeten meteen worden ingelicht?
- Geef iedereen een taak en spreek af wanneer en hoe je de antwoorden wilt ontvangen (geen moment te verliezen).
- Maak duidelijk wie de leiding heeft en wie communiceert met de buitenwereld.
- Waarschuw de belangrijkste autoriteiten.
- Houd bij wat er voor informatie en geruchten worden verspreid – vooral op sociale media. Geef duidelijke instructies wie daarop reageert en hoe dat moet gebeuren.
- Begin meteen met het bijhouden van een schema waarop precies staat wanneer wat is gebeurd en wie wat heeft gedaan. Dit is een belangrijk document – niet alleen voor evaluaties, maar eventueel ook voor rechtszaken, verzekeringen en andere juridische kwesties.
- Bespreek snel wanneer en wat er wordt gecommuniceerd aan het grote publiek.
- Plan ook na verloop van tijd rustmomenten in om bij te komen en op verhaal te komen. Geef ook de ruimte voor emoties. Niet alles kan in crisissituaties rationeel opgelost worden.