Wat is de planning en wat staat er precies te gebeuren?
Het eerste wat je zult moeten doen, is zorgen dat er een definitief plan komt, met een deugdelijke planning (zie kader) en begroting. Werk samen met de gemeente-ambtenaren die dit project leiden en de dorps/gebiedscoördinator om dit rond te krijgen. Als het plan en de bijbehorende planning en begroting klaar zijn, informeer je het bestuur, de vereniging en de rest van het dorp. Houd ruggespraak over het plan en doe dit zo breed en zo uitgebreid mogelijk.
Ga ook in gesprek met je dorpsbewoners en vraag je met elkaar af in hoeverre je achter dit definitieve plan kunt staan. Is het goed voor het dorp? Doe je niet teveel water bij de wijn? Wat is je speelruimte? Kijk vooral uit dat je uitgangspunten en kernelementen van je dorpsvisie niet verwateren door de wensen en ideeën van gemeente en de andere partners. Blijf het dorpsperspectief vasthouden.
Bijvoorbeeld in:
In Zevenhuizen werden bijvoorbeeld vanaf 2017 plannen gesmeed voor een Multifunctioneel Centrum, omdat er veel voorzieningen in de jaren daarvoor waren verdwenen. Na veel overleg sprong de gemeente Westerkwartier in 2019 in en dichtte het gat in de begroting: de bouw van MFC 7huizen kon van start gaan. Maar was de Stichting MFC Zevenhuizen zelf wel in staat om de bouw te monitoren? Was er genoeg expertise om dat te doen? Wat als er problemen tijdens de bouw zouden ontstaan? De gemeenteraad had wel groen licht gegeven, maar dat betekende niet dat daarmee de kous af was. In overleg met de verenigingen, die zelf ook al het idee voor een centraal punt hadden geopperd in voorgaande jaren, kregen de plannen vorm. Via informatieavonden en open spreekuren blijven dorpelingen op de hoogte. Probleemloos gaat het project niet: met name het rondkrijgen van de financiering heeft tijd, hoofdbreken en concessies gekost. Zo heeft de stichting gekozen de school en de dokterspost niet meer in het gebouw onder te brengen om de kosten te drukken
Hoe maak je een goede projectplanning?
- Maak een overzicht van alle dingen die gedaan moeten worden om het project uit te voeren. Vergeet daarbij vooral ook niet de organisatie en communicatie.
- Schat in hoe lang de werkzaamheden gaan duren – in uren (korte projecten), dagen (middellange projecten) of in weken (lange projecten). Weet je niet precies hoe lang iets gaat duren? Vraag het dan aan mensen die eerder met die bijltje gehakt hebben.
- Zet de activiteiten op een rijtje: wat komt eerst, wat komt later? Wat heeft de hoogste prioriteit, wat de laagste?
- Kijk goed naar de onderlinge afhankelijkheid van werkzaamheden: wat kan niet uitgevoerd worden, zonder dat eerst iets anders is gedaan?
- Wees realistisch, maar doe jezelf niet tekort: plan niet te krap. Houd ook rekening met vertraging: bouw buffers in en overlegmomenten met diverse partijen.
- Pas je planning aan als het nodig is. Een goede projectplanning is niet statisch en kan te allen tijde worden aangepast.