Hoe houden we de voortgang van het project in de gaten?
De posters hangen, de berichten staan in de dorpskrant, het officiële startschot is gegeven en de handen gaan uit de mouwen. Je project gaat van start. Hoe zorg je ervoor dat de boel goed blijft draaien? Dat de planning zo goed mogelijk gevolgd wordt en tegelijkertijd de sfeer fijn is?
Belangrijkste schakel in dit geheel is de projectleider. Die is de spin in het web, organiseert, regelt, bewaakt, stemt af en grijpt in als dat nodig is (zie kader) voor diens taken- en verantwoordelijkheidspakket). Hij of zij is ook degene die kan en mag ingrijpen als de werkdruk te hoog is, er conflicten dreigen of zich onverwachte problemen voordoen.
De projectleider is degene die weet wanneer er wat moet gebeuren en rapporteert daar regelmatig over aan zijn opdrachtgevers. Dat zijn de bestuurders van de coöperatie, vereniging of stichting waarvanuit het plan is bedacht, ontwikkeld en georganiseerd. Hoe vaak er moet worden gerapporteerd is afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project en van de afstand tussen de projectleider en bestuurders.
Bij kleine projecten is het vaak niet nodig om schriftelijk te communiceren over de voortgang: een telefoontje of een kort gesprekje kan dan volstaan. Aan de andere kant is het wel handig als er dingen op papier staan, zeker als je later verantwoording moet afleggen als projectleider.
Bijvoorbeeld in:
Voor elkaar klaarstaan is niet altijd meer vanzelfsprekend in de Groninger dorpen. Vandaar dat in Roodeschool een burgerinitiatief ontstond om hulpvragen te vergemakkelijken en vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Veur Mekoar Roodeschool probeert hulpvragenden over een drempel te helpen. ‘Moet u een keer naar het ziekenhuis en heeft u geen vervoer? Een incidenteel klusje? Heeft u talenten of een hobby waar u anderen blij mee kan maken? Ook dan mag u ons benaderen.’
Dit project werd gesteund en geïnitieerd door de voormalige gemeente Eemsmond die merkte dat in veel dorpen het aanbod aan vrijwilligerswerk en mantelzorg vaak versnipperd was – iets waar de dorpen zelf ook mee worstelden. Dorpsbewoners werden daarom gekoppeld aan verschillende zorg-, jongeren- en oudereninstellingen, en gingen in overleg met de dorpencoördinator van de gemeente. Eerst werd daarvoor samen met Dorpsbelangen een sterkte/zwakte-analyse (SWOT) per dorp gemaakt om de stand van zaken op het gebied van mantelzorg en vrijwilligerswerk in kaart te brengen. Daarna werden de ondersteuningsvragen van dorpsbewoners omgezet in een werkplan en een digitaal platform dat – dankzij de inzet van vrijwilligers – nog steeds draait.
Taken en verantwoordelijkheden van een projectleider
Een projectleider
- is verantwoordelijk voor het gehele project
- maakt – vaak samen met anderen – een planning en houdt deze nauwkeurig bij
- heeft de dagelijkse leiding over het project
- organiseert en delegeert de werkzaamheden
- bepaalt wie er aan welke taak werken en wat eenieders bevoegdheden zijn
- bewaakt het budget en de voortgang > bewaakt de kwaliteit
- managet het gehele team
- stemt af met (rapporteert) bestuurders, opdrachtgevers, partners en leveranciers
- schat risico’s in en grijpt in waar nodig
- bewaakt de algehele sfeer