Wat als er vertraging komt of het project gaat afwijken van de plannen?
Er zijn maar weinig projecten die in een keer goed gaan. Als het goed is, heb je daarvoor ook ruimte ingebouwd in je planning. Maar wat doe je als het project erg begint af te wijken van je plan en planning? Wanneer trek je aan de bel? Wanneer moet je overgaan op plan B? Hoe flexibel moet je zijn?
Aanpassingsvermogen is vooral bij het bevingsdossier van groot belang. Sinds de grote beving bij Huizinge in augustus 2012 blijken er telkens nieuwe ideeën plannen en protocollen op te duiken die burgers, bestuurders en hele gemeenschappen op het verkeerde been kunnen zetten. In het grote bevingsgebied rond epicentrum Loppersum zitten sommige bewoners en bewonersgroepen al vele jaren op het vinkentouw: wanneer gaat de versterking van ons huis plaatsvinden en wat kunnen wij daar als dorpsgemeenschap aan doen?
Hoe moet je reageren als ineens je plannen doorkruist worden door krachten van buitenaf? In feite moet je dan weer terug naar het eerdere geschetste proces van ideeën verzamelen, overleggen, partners zoeken en een werkbare plan maken. Je bent alleen een ronde verder, met alle teleurstellingen van dien, maar ook met inzichten, ingangen en contacten. Je kunt dus in deze tweede cyclus veel sneller handelen.
Wat je in ieder geval niet moet doen is je plannen volledig aanpassen aan wat de grote machten en krachten om je heen fluisteren. Er is een reden waarom jullie dit initiatief zijn gestart en die redenen zul je in deze tweede cyclus van denken, overleggen, partners zoeken nog scherper moeten zien te formuleren. Probeer daarom te zoeken waar de grenzen liggen. Wat moet er in ieder geval gebeuren? Wat wil je minimaal bereiken? Wanneer is de grens bereikt?
Probeer zeker niet de kaasschaafmethode te hanteren als je tegenwind ondervindt. Als je minder geld, minder vrijwilligers of minder toestemming hebt gekregen om een plan uit te voeren, is het niet slim om overal een stukje van af te snijden. Daarmee verdun je je ideeën en verzwak je je project. Ga terug naar de oorspronkelijke ideeën en kijk wat er wél van kan worden gerealiseerd.
Bijvoorbeeld in:
Dat doorzettingsvermogen belangrijk is ondervond ook Onderdendam waar een groep actieve dorpsbewoners in 2013 de werkgroep Houd Onderdendam Overeind! oprichtte. Deze opereerde onder de vleugels van de Vereniging Dorpsbelangen Onderdendam en ging uit van de gedachte dat er iets gezamenlijks moest wat gebeuren – iets wat het individuele schadeherstel aan huizen oversteeg. De bevingsproblematiek bleek bovendien een goede aanleiding om de andere problemen die de dorpsbewoners op zich af zag komen – van versterking tot vergrijzing, van schadeherstel tot verduurzaming – in een overkoepelend plan aan te pakken.
Dankzij ‘brede dorpsgesprekken’ die de werkgroep hield, werd duidelijk wat de rest van de Onderdendammers belangrijk vond en welke ideeën er allemaal leefden. Met behulp van een enquête, gehouden in 2014, werden bovendien de schadeposten, ideeën en zorgen van de bevolking geïnventariseerd.
In 2017 bleek echter dat de plannen van Onderdendam niet op deze manier door het NCG zouden worden omarmd: versterking zou vooral elders plaatsvinden, rond het epicentrum in Loppersum. Daardoor gingen de eerste versterkingsrondes aan het dorp voorbij. De grote sprong voorwaarts die Onderdendam wilde maken, bleef uit – ondanks alle inspanningen en beloftes.
Wat te doen in tijden van crisis?
Vrijwel elke organisatie krijgt ooit te maken met een crisis: een onverwachte financiële tegenvaller, een rel in de media, brand in de keuken van het dorpshuis. Wat moet je wel en wat zeker niet doen in zo’n geval?
- Maak vooraf een crisisplan waarin ook staat wie er in het crisisteam zitten en wat er wanneer moet gebeuren. Wacht niet tot het crisis is, voordat je dit plan klaar hebt.
- Neem dit plan regelmatig door en weet waar de leden van het crisisteam zich bevinden.
- Roep het crisisteam zo snel mogelijk na het uitbreken van de crisis bij elkaar.
- Verzamel zo snel mogelijk de feiten: wat is de oorzaak, wat is de invloed op de directe omgeving, in hoeverre is het al bekend, welke acties zijn er al genomen, wie moeten meteen worden ingelicht?
- Geef iedereen een taak en spreek af wanneer en hoe je de antwoorden wilt ontvangen (geen moment te verliezen).
- Maak duidelijk wie de leiding heeft en wie communiceert met de buitenwereld. > Waarschuw de belangrijkste autoriteiten.
- Houd bij wat er voor informatie en geruchten worden verspreid – vooral op sociale media. Geef duidelijke instructies wie daarop reageert en hoe dat moet gebeuren.
- Begin meteen met het bijhouden van een schema waarop precies staat wanneer wat is gebeurd en wie wat heeft gedaan. Dit is een belangrijk document – niet alleen voor evaluaties, maar eventueel ook voor rechtszaken, verzekeringen en andere juridische kwesties.
- Bespreek snel wanneer en wat er wordt gecommuniceerd aan het grote publiek.
- Plan ook na verloop van tijd rustmomenten in om bij te komen en op verhaal te komen. Geef ook de ruimte voor emoties. Niet alles kan in crisissituaties rationeel opgelost worden.