Wanneer hebben we expertise van buiten nodig?

Soms kunnen niet alle taken door je dorpsgenoten worden uitgevoerd. En soms is het ook slimmer, omdat een deskundige-van-buiten geen eigen belangen heeft. Aarzel dan niet om iemand van buiten in te zetten, het liefst iemand met een andere ervaring en kennis. Vaak is dat ook goed voor de voortgang en de sfeer, want zo’n ‘buitenstaander’ heeft geen banden en geschiedenis met het dorp, hoeft geen partij te trekken en kan een brug slaan tussen partijen. Bovendien kan hij of zij met een frisse blik naar het initiatief en de rol ervan in het dorp kijken. En belangrijker nog: een buitenstaander heeft geen eigen belangen bij de uitkomst van het initiatief.

Bijvoorbeeld in:

Overschild

Die buitenstaander kan ook een betaalde kracht zijn. Dat gebeurde bijvoorbeeld in Overschild, waar de gasbevingen het dorp zo hadden toegetakeld dat het grootste deel van de gebouwen moest worden gesloopt en versterkt. Om te voorkomen dat er alleen maar ‘van bovenaf’ versterkingsplannen werden bedacht en uitgevoerd, en de dorpelingen voor een voldongen feit werden gesteld, zochten ze via Dorpsbelangen naar professionele begeleiding. Iemand die alle veranderingen ‘in vogelvlucht’ kon overzien en tegelijkertijd in detail kon beoordelen.

Uiteindelijk werd de Rotterdamse architect Enno Zuidema aangetrokken als ‘dorpsbouwmeester’ en als bewaker van de complexe bouwprocessen die plaats zouden vinden in het dorp. Hij werkt daarin samen met het noordelijke architectencollectief De Toeverlaat dat een aanbesteding won en bewoners vanuit hun eigen wensen begeleidt bij lastige keuzes rond versterking, verbouw of nieuwbouw. Ook moeten deze architecten de Overschilders helderheid geven over de mogelijkheden die ‘van bovenaf’ voorgeschoteld worden.

Projectplanning: zes tips

  • Maak een overzicht van alle dingen die gedaan moeten worden om het initiatief uit te voeren. Vergeet daarbij vooral ook niet de organisatie en communicatie.
  • Schat in hoe lang de werkzaamheden gaan duren – in uren (korte projecten), dagen (middellange projecten) of in weken (lange projecten). Weet je niet precies hoe lang iets gaat duren? Vraag het dan aan mensen die eerder met die bijltje gehakt hebben.
  • Zet de activiteiten op een rijtje: wat komt eerst, wat komt later? Wat heeft de hoogste prioriteit, wat de laagste?
  • Kijk goed naar de onderlinge afhankelijkheid van werkzaamheden: wat kan niet uitgevoerd worden, zonder dat eerst iets anders is gedaan?
  • Wees realistisch, maar doe jezelf niet tekort: plan niet te krap. Houd ook rekening met vertraging: bouw buffers in en overlegmomenten met diverse partijen.
  • Pas je planning aan als het nodig is. Een goede projectplanning is niet statisch en kan te allen tijde worden aangepast.